Bạn có đấu tranh để đối phó với sự căng thẳng do deadline sắp tới trong công việc? Huấn luyện viên quản lý thời gian đưa ra sáu chiến lược để giúp bạn đối phó.
Dưới áp lực deadline, cảm giác lo sợ và căng thẳng được nhân lên gấp 10, khiến người ta tưởng tượng ra những kịch bản tồi tệ nhất có thể xảy ra nếu không hoàn thành công việc đúng hạn. Theo một khảo sát về căng thẳng tại nơi làm việc của trang web việc làm CareerCast, hầu hết mọi người (38%) coi deadline là nguồn lo lắng nghề nghiệp lớn nhất của họ. Nhiều người trong chúng ta cảm thấy căng thẳng và sợ hãi trước deadline vì nhiều lý do tâm lý và sinh lý khác nhau.
Nhưng tại sao deadline lại gây căng thẳng? Tất nhiên, điều đáng chú ý là một số người hoàn toàn không thấy chúng gây lo lắng (bạn biết đấy, kiểu người này – họ thích nói về cách họ “phát triển dưới áp lực”). Tuy nhiên, có những lý do tâm lý và sinh lý khiến suy nghĩ về deadline khiến rất nhiều người trong chúng ta toát mồ hôi lạnh. Các nhà nghiên cứu từ lâu đã đưa ra giả thuyết rằng những người có đặc điểm tính cách ‘Loại A’ cổ điển – chẳng hạn như tham vọng, có tổ chức chặt chẽ, nhạy cảm và thiếu kiên nhẫn – cũng có xu hướng thấy việc quản lý thời gian gây lo lắng nhiều hơn.
Ngoài những người có tính cách dễ tính và thoải mái, những ai hay gặp khó khăn với deadline cũng không phải là chuyện hiếm. Họ có thể thiếu sự tổ chức hoặc có quan niệm không thực tế về khả năng hoàn thành công việc trong một khung thời gian nhất định. Thêm vào đó, nhiều người dễ bị trì hoãn – một hiện tượng phức tạp có thể xuất phát từ lo lắng, thiếu quyết đoán hoặc sợ thất bại.
Khi chúng ta cảm thấy căng thẳng trước deadline, hệ thống thần kinh của chúng ta có thể không phân biệt được sự đe dọa về cảm xúc và thể chất. Điều này dẫn đến việc giải phóng nhiều hormone gây căng thẳng như cortisol và adrenaline. Kết quả, chúng ta trở nên khó tập trung và ghi nhớ thông tin.
Vậy làm thế nào để loại bỏ nỗi lo sợ về deadline? Clare Evans, một huấn luyện viên quản lý thời gian và năng suất, đã chia sẻ những lời khuyên chuyên môn của mình để giúp chúng ta xử lý tình huống này.
Dành thời gian để lập kế hoạch trước khi bạn bắt đầu
HÃY RÕ RÀNG VỀ NHỮNG KỲ VỌNG TRƯỚC KHI BẠN BẮT ĐẦU
Không có gì tệ hơn là nhận ra, vào một ngày trước deadline quan trọng, rằng một nhiệm vụ thực sự lớn hơn và phức tạp hơn nhiều so với những gì bạn tưởng. Vì vậy, trước khi bạn bắt tay vào một dự án, hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ những gì được yêu cầu ở bạn.
“Đó là về việc làm rõ những kỳ vọng ngay từ đầu. Nếu có thể, hãy hỏi bất kỳ câu hỏi nào về một dự án trước khi cam kết với một deadline nhất định. Nếu bạn đã đồng ý với một dự án, hãy xem xét các chi tiết càng sớm càng tốt để đảm bảo rằng bạn biết mình đang phải đối mặt với điều gì.
TẠO DỰ ÁN TỚI TỪNG BƯỚC NHỎ NHẤT
Sau khi bạn được giao một nhiệm vụ, hãy dành cho mình một khoảng thời gian nhất định (có thể là 10 phút, có thể là nửa giờ) để chia dự án thành các phần hợp lý. Hãy tự hỏi bản thân: chính xác thì tôi cần đánh dấu vào danh sách của mình những gì để đáp ứng deadline này? Tôi có cần tạo mẫu cho bản trình bày không? Tôi có cần thực hiện bất kỳ nghiên cứu nào không? Tôi có cần lấy thông tin từ người khác không?
Khi bạn đã tìm ra chính xác những gì bạn cần làm, hãy viết cho mình một quy trình. Ghi lại từng bước riêng lẻ, cũng như lượng thời gian bạn cần cho mỗi nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về các ưu tiên của mình, đồng thời khiến bạn cảm thấy bình tĩnh và sẵn sàng hơn.
Evans cho biết mọi người thường lo lắng về deadline vì họ không vạch ra trước các bước của mình và cuối cùng cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc. “Thay vì nói rằng tôi cần dành nửa ngày để viết báo cáo, hãy dành cho bản thân 30 phút để lập dàn ý và cấu trúc, sau đó dành 30 phút nữa sau đó để làm phần tiếp theo.”
Làm việc theo thời hạn của bạn giống như bạn ăn một chiếc bánh: từng miếng một
TỰ ĐẶT THỜI GIAN HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ SỚM HƠN
Khi bạn đã tìm ra những bước nhỏ hơn để đạt được mục tiêu lớn hơn, hãy đặt cho mình một loạt deadline nhỏ. Lý tưởng nhất là để tránh một cuộc tranh giành căng thẳng vào phút cuối, không nên đặt thời gian hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn này vào cùng ngày với thời hạn cuối cùng.
Nếu bạn phải vật lộn với sự lo lắng về deadline, bạn cũng nên dời deadline cuối cùng trong đầu trước vài ngày. Bạn biết làm cách nào để bảo một người bạn thường xuyên đến muộn gặp bạn sớm hơn 15 phút so với thời gian bạn thực sự cần, để họ đến đúng giờ không? Hãy thử sử dụng một thủ thuật tương tự với chính mình.
Nếu bạn cần hoàn thành việc gì đó trước thứ Sáu, hãy đặt mục tiêu hoàn thành nó trước thứ Tư
“Tôi thường khuyên bạn nên xây dựng trong cái mà tôi gọi là ‘thời gian nghỉ ngơi’. “Nếu bạn cần hoàn thành việc gì đó trước thứ Sáu, hãy đặt mục tiêu hoàn thành nó trước thứ Tư. Bằng cách đó, nếu mọi thứ mất nhiều thời gian hơn một chút hoặc các vấn đề phát sinh đột ngộ – điều luôn xảy ra – thì bạn vẫn có đủ thời gian để hoàn thành mọi việc.”
Chiến lược này cũng hữu ích nếu bạn đang làm việc trong một dự án với những người khác và cần họ gửi đóng góp của mình vào một thời điểm nhất định. “Hãy nói với họ rằng bạn cần thông tin một tuần trước khi bạn thực sự cần, hoặc vài ngày trước đó, để nếu họ chậm trễ thì cũng không khiến bạn bị trễ hạn.”
Làm ơn bớt cái này đi
TRÁNH NÓI CÓ VỚI MỌI THỨ
Evans nói rằng những người đấu tranh với deadline cũng có xu hướng là những người “nói ‘có’ quá nhiều”. Có nhiều lý do tại sao họ có thể thấy mình đồng ý với khối lượng công việc không thể vượt qua: vì họ thích được giúp đỡ, họ cảm thấy tội lỗi khi từ chối hoặc họ không đủ sắp xếp để nhớ những gì họ đã có trong task của mình.
“Ai đó yêu cầu họ làm điều gì đó, họ nói ‘có’, và sau đó họ nhận ra rằng họ đã có quá nhiều việc phải làm. “Vì vậy, họ thực sự đang tự tạo ra sức ép. Điều quan trọng là phải nhận ra khi nào bạn bị quá tải.”
Nếu ai đó áp đặt deadline chặt chẽ cho bạn vào phút cuối, Evans khuyên bạn nên dành một chút thời gian để suy nghĩ xem liệu bạn có thể thực sự phù hợp với lịch trình của mình hay không. Nếu nó hoàn toàn không khả thi, tốt hơn hết là bạn nên trung thực về điều đó ngay từ đầu, thay vì hứa hẹn điều gì đó mà bạn nghi ngờ rằng mình có thể không đạt được. Bạn cũng có thể được phép giao nhiệm vụ để đáp ứng thời hạn lớn hơn: đừng cho rằng bạn phải gánh vác mọi việc một mình.
Bạn có thể có thêm thời gian nếu bạn đủ can đảm để hỏi
ĐỪNG SỢ ĐÀM PHÁN LẠI
Tất nhiên, bạn phải luôn cố gắng đáp ứng deadline nếu có thể. Nhưng nếu bạn đã được đặt một khung thời gian hoàn toàn phi thực tế – hoặc nếu có điều gì đó nảy sinh trong khi bạn đang thực hiện một dự án khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn dự đoán – thì bạn có quyền yêu cầu gia hạn.
“Rất nhiều người không nhất thiết phải nghĩ đến việc đàm phán lại. Nếu ai đó đặt cho họ một deadline, họ nghĩ rằng nó đã định sẵn. Nhưng đôi khi, bạn sẽ làm mọi thứ có thể để đáp ứng deadline – thức trắng đêm hoặc làm việc vào cuối tuần – và sau đó bạn sẽ đưa nó cho người có liên quan vào sáng thứ Hai và nó sẽ nằm trên bàn của họ trong một thời gian dài trong tuần.”
Điều quan trọng là phải nhận ra khi nào bạn bị quá tải
Nếu bạn thực sự có thể làm với nhiều thời gian hơn cho một dự án, hãy yêu cầu nó. “Hãy quay lại gặp người đó và nói, ‘Tôi đưa cho bạn cái này vào thứ Ba thay vì thứ Sáu được không?’”. “Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là họ nói không.”
Giải thích rõ ràng và bình tĩnh đưa ra lý do tại sao bạn không thể đáp ứng deadline được giao ban đầu – và đưa ra yêu cầu càng sớm càng tốt. “Nếu bạn không thể hoàn thành việc gì đó trước thứ Sáu, thì sẽ rất tệ nếu bạn để đến thứ Năm mới đưa ra đề nghị thay đổi.”
Luôn ghe nhớ điều này: hoàn thành tốt hơn hoàn hảo
GIẢI PHÓNG MÌNH KHỎI LỜI NGUYỆN CỦA CHỦ NGHĨA HOÀN HẢO
‘Hoàn thành tốt hơn là hoàn hảo’ là một câu nói sáo rỗng – nhưng giống như nhiều câu nói sáo rỗng khác, điều đó cũng đúng. Evans nói rằng những người hay trì hoãn hoặc hoảng sợ về deadline thường có xu hướng tự cho mình là “sợ thất bại hoặc sợ kết quả tiêu cực”. Họ không bao giờ cảm thấy mình có đủ thời gian để làm một việc gì đó với tiêu chuẩn cao mà họ muốn – gây ra sự lo lắng về deadline.
Nếu cảm thấy lo lắng vì công việc của mình không tốt, Evans khuyên bạn nên tự hỏi: “Điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì?”
“Mọi người có thể sa lầy vào việc tưởng tượng suy nghĩ hoặc kỳ vọng của người khác, hoặc lo lắng về phản ứng đối với công việc của họ có thể như thế nào – ngay cả khi những điều đó hoàn toàn không thể xảy ra. “Nếu bạn tự hỏi điều tồi tệ nhất có thể xảy ra là gì, có lẽ bạn sẽ nhận ra rằng kết quả đó rất khó xảy ra.”
Tuy nhiên, nếu bạn mắc chứng lo âu và có xu hướng tin rằng kết quả tồi tệ nhất có thể xảy ra của một tình huống chắc chắn sẽ xảy ra, bạn có thể đang trải qua lối suy nghĩ tiêu cực.
Đảm bảo rằng bạn biết chính xác những gì bạn cần trước khi bắt đầu cũng sẽ giúp bạn vượt qua chủ nghĩa hoàn hảo vô ích. “Thiết lập những gì sẽ được coi là ‘đủ tốt’. “Kỳ vọng của bạn về bản thân có thể cao hơn nhiều so với những gì thực sự được yêu cầu ở bạn.”
